Slik behandles søknader

Alle søknader som er levert innen fristen går gjennom en gyldighetssjekk (eligibility check). Gyldighetssjekken verifiserer at søkerorganisasjonen og eventuelle partnerorganisasjoner, samt aktiviteten det søkes om støtte til, er i tråd med kriteriene spesifisert i programguiden for Erasmus+(ekstern lenke). Dersom dette ikke er tilfelle avslås søknaden og behandlingen stopper. Søknader som består gyldighetssjekken, går til videre behandling.

Den videre behandlingen består av en rekke sjekker og vurderinger. Dersom søknaden foreslås avslått på én av dem, så stopper behandlingen av søknaden og eventuelt gjenstående sjekker og vurderinger utgår.

Vurdering av operasjonell og økonomisk kapasitet

Alle søknader med budsjett over 60.000 euro må gjennomgå en vurdering av operasjonell og økonomisk kapasitet, med mindre søknaden omfattes av et unntak spesifisert i programguiden for Erasmus+. Nasjonalkontoret kan også velge å gjennomføre vurdering av operasjonell og økonomisk kapasitet for søknader med budsjett under 60.000 euro, dersom vi mener det er nødvendig.

Risikovurdering

Det blir foretatt en sjekk av søker og partnerskapets eksisterende og tidligere deltakelse i Erasmus+-programmet og i hvilken grad innvilgelse av ny søknad utgjør en risiko.

Sjekk av originalitet/plagiat

Alle søknader må bestå av innhold originalt forfattet av søker og/eller partnere som er representert i søknaden. Søknaden avslås dersom nasjonalkontoret identifiserer tilfeller av plagiat eller funn som tilsier at innholdet i en søknad ikke er i tråd med dette kravet.

Sjekk av risiko for dobbelfinansiering

Det foretas en sjekk for å verifisere at søknaden ikke utgjør en risiko for dobbelfinansiering (at samme kostnader ikke blir dekket av flere finansieringskilder). Dette innebærer blant annet at samme søknad kun leveres én gang. Søknaden kan bli avslått dersom nasjonalkontoret finner at identisk eller lignende søknad er levert av samme eller annen søker, til samme eller annet nasjonalkontor.

Søknaden vil bli sendt til kvalitetsvurdering dersom den anses som gyldig og ikke allerede har blitt foreslått avslått på bakgrunn av noen av kriteriene over. Søknader blir som regel kvalitetsvurdert av eksterne eksperter, men den kan også bli kvalitetsvurdert internt av en ansatt i Erasmus+ ungdom. Søknaden vil aldri bli vurdert av en person som har veiledet støttemottakere før innlevering av søknad. Ved kvalitetsvurdering blir søknaden vurdert etter tildelingskriteriene for støtteordningen, omtalt som «award criteria» i programguiden for Erasmus+ (ekstern lenke).

For at søknaden skal kunne bli innstilt til innvilgelse må den oppnå minst 50 prosent eller mer i hver kategori, og totalt minimum 60 eller 70 poeng avhengig av hvilken støtteordning dere har søkt på.

Vurdering av relevance, rationale & impact

Når søknaden er gått til kvalitetsvurdering, er relevans det første den blir vurdert på. Dette handler blant annet om hvorvidt og i hvilken grad søkerorganisasjonen kan anses å genuint utgjøre en del av ungdomsfeltet i Norge. Programguiden spesifiserer vurderingskriteriene for hver enkelt støtteordning, men når det gjelder vurdering av relevans er det felles for alle at:

Søkerorganisasjon må ha erfaring med målgruppen i prosjektet sitt, og relevant kjennskap til temaet prosjektet handler om. Dette dreier seg ikke kun om formell erfaring, men er knyttet til søkerens praksis, slik det fremgår av kompetansen hos de ansatte og/eller andre involverte personer, og organisasjonens ordinære aktiviteter og tidligere erfaring, særlig utenfor Erasmus+-programmet. Prosjektet det søkes støtte til må ha en kobling til eksisterende aktiviteter og målgruppe. Det er søkers ansvar å synliggjøre dette i søknaden.

Merk at for støtteordningen "store samarbeidsprosjekter" er det spesifisert at dersom organisasjonen ikke er aktiv innen det relevante feltet/sektoren, må organisasjonen dokumentere at den tilfører prosjektet en tydelig merverdi for ungdomsfeltet.

Dersom søknaden oppnår under 50 prosent av mulige poeng for kategorien relevance, rationale & impact avslås søknaden. Dette er i tråd med retningslinjene for kvalitetsvurdering (ekstern lenke), utformet av EU-kommisjonen.

Nasjonalkontoret for Erasmus+ ungdom har utnevnt en evalueringskomite for søknadene, som i Norge kalles Nasjonalt utvalg for Erasmus+ ungdom. Utvalget består av representanter fra nasjonale ungdomsorganisasjoner. 

Representantene i Nasjonalt utvalg møtes omtrent to måneder etter søknadsfristen. I møtet gjennomgår de alle forslag til vedtak for søknadsrunden og gir sin innstilling til Erasmus+ ungdom, i form av en rangert liste over hvilke søknader som bør innvilges, settes på venteliste eller avslås.

Nasjonalkontorets direktør

Når protokollen fra møtet i nasjonalt utvalg er klar går innstillingen videre til direktør for Erasmus+ ungdom, som foretar det endelige vedtaket.

Etter at nasjonalkontorets direktør har signert vedtaktslisten, vil det sendes ut informasjon til søkerne. En oppdatert liste over alle innvilgede prosjekter vil du kunne finne etter hver runde her.

Dersom søknaden er innvilget, vil dere motta et tilsagnsbrev. Her kan du lese mer om dette.

Dersom søknaden deres er avslått vil dere motta et avslagsbrev, med begrunnelse for avslag. Dersom dere er uenige i dette, har dere mulighet til å klage på vedtaket. Informasjon om dette vil dere finne i avslagsbrevet.