Dette må dere gjøre når prosjektet er ferdig

Når prosjektet er ferdig, må dere sende inn en sluttrapport. Dere sender inn denne rapporten elektronisk og legger ved nødvendige vedlegg, for eksempel oppdatert program, signert deltakerliste og eventuelle presseoppslag.

Det endelige støttebeløpet vil bli regnet ut etter at den er behandlet, og dere får da enten en restutbetaling eller et krav om tilbakebetaling. Endelig antall deltakere, hvor langt de har reist og eventuelle andre budsjettposter dere har fått innvilget, avgjør den endelige støtten

I starten av prosjektet fikk kontaktpersonen deres en invitasjon til Mobility Tool+ på e-postadressen dere oppgav i søknaden. Logg inn på Mobility Tool+ (ekstern link) med EU Login. Når dere er logget inn, kan dere eventuelt gi flere personer tilgang til prosjektets konto i Mobility Tool+, sånn at flere kan være med å skrive rapporten.

Registrerer alle deltakerne under fanen «Mobilities».

Husk å bruke riktig aktivitetsnummer hvis dere har hatt flere aktiviteter (A1, A2 osv.).

Hvis prosjektet har hatt mange deltakere, kan dere spare tid ved å importere informasjonen fra et excel-ark.

Dere må registrere de forskjellige budsjettpostene dere har søkt støtte til under hver enkelt deltaker. Husk at «exceptional costs» og «special needs support» må knyttes til den deltakeren det gjelder.

Når dere har registrert alle deltakerne, ser dere rapportert beløp under fanen «Budget». Hvis dette ikke stemmer overens med hva dere forventet, kan dere dobbeltsjekke antall dager, reisestrekninger og andre budsjettposter for hver deltaker.

Dere skal ikke rapportere et høyere beløp enn det dere har fått i støtte. Det vil også si at selv om dere har hatt utgifter knyttet til deltakere med funksjonsnedsettelser («special needs»), skal dere ikke rapportere dette hvis dere ikke har fått det innvilget i budsjettposten «special needs support». Det kan være lurt å sjekke Annex II i kontrakten for å få full oversikt.

Når dere har registrert deltakerne, får dere muligheten til å klikke «Generate Beneficiary Report» i fanen «Reports». Her svarer dere på spørsmål om hvordan prosjektet ble gjennomført. Det er viktig at dere beskriver hvordan prosjektet faktisk har blitt gjennomført og hva dere har oppnådd, og ikke bare kopierer tekst fra søknadsskjemaet. Beskriv eventuelle endringer i prosjektet. Husk også å fylle ut oppdatert project summary selv om versjonen fra søknaden kommer automatisk.

Husk at dere må informere oss om større endringer før aktiviteten starter (for eksempel endring av program, partnere, aktivitetsdato og så videre). Hvis dette ikke er blitt gjort, risikerer dere kutt i støtten når dere rapporterer.

Last opp følgende vedlegg:

• Signaturliste som inkluderer sted og dato for aktiviteten og navn på deltakerne og signatur. For frivillig arbeid skal listen også inneholde at den frivillige har mottatt lommepenger og språkopplæring.
• «Declaration of Honour» lastes ned fra Mobility Tool+ og signeres av juridisk ansvarlig. Last så opp som vedlegg.
• Eventuelt skannede kvitteringer for kostnader under budsjettpostene der dette er påkrevd, dvs. «special needs support» og «exceptional costs». Kvitteringene skal være nummerert.
• Hvis dere har kvitteringer å legge ved, må dere også legge ved et eget dokument som forklarer hva kvitteringene gjelder, samt regne om til euro om kvitteringene er i en annen valuta.
• Eventuelle medieoppslag om prosjektet.
• Billetter for å dokumentere reisen til deltakerne som har reist fra andre steder enn der organisasjonen er registrert dersom det fører til endringer i «distance band».

Vi behandler sluttrapporter innen 60 dager. Dere mottar en restutbetaling eller et krav om tilbakebetaling med en gang rapporten er ferdigbehandlet.

Husk å si fra til oss hvis dere har endret konto for eventuell restutbetaling av prosjektmidler.

Hvis dere sender inn en ufullstendig rapport eller en rapport med feil og mangler, blir rapporten avvist og dere må sende inn en oppdatert versjon.

Husk å ta vare på kvitteringene og signert deltakerliste i minst fem år i tilfelle dere blir valgt ut til revisjon.

Det er viktig at dere deler og videreformidler resultatene fra prosjektet i etterkant.

En av måtene å gjøre dette på er gjennom å logge inn på Erasmus+ Project Results Platform (ekstern lenke).

Her kan dere oppdatere informasjonen om prosjektet deres. Del erfaringer, metoder og resultater med andre. Dere kan også finne inspirasjon og lære av andre til neste prosjekt.

I starten av prosjektet fikk kontaktpersonen deres en automatisk epost med informasjon om pålogging til plattformen.

Se også: Video om Project Results Platform (ekstern lenke)

Les mer om videreformidling i veledningen om informasjonsarbeid i prosjektet.

• Sluttrapporten må leveres innen 60 dager etter prosjektslutt.
• Hvis dere trenger ekstra veiledning kan dere se i manualen til Mobility Tool+ eller kontakte oss.
• Du kan også se opptak av et webinar om Mobility Tool (ekstern link).
• Månedlige vekslingskurser fra EU kommisjonen finner du her (ekstern link)
• Send oss kun personopplysninger som er relevante for sluttrapporten.