«Force majeure» ved uforutsette hendelser

Dersom det skjer noe uforutsett, som et krigutbrudd eller en pandemi, kan man melde fra om de endringer man blir nødt til å gjøre i prosjektet. Alle som vil anvende klausulen om «force majeure» i kontrakten for å gjøre endringer i prosjektene må melde skriftlig om dette til Bufdir så snart som mulig.

Juridisk ansvarlig i prosjektene  må sende meldingen til saksbehandler for sitt prosjekt. Navn og kontaktinformasjon til din saksbehandler finner du i tilskuddsbrevet du fikk da prosjektet ble innvilget.

Informasjon om «force majeure» står i Annex I til kontrakten.

• Prosjektnummer
• Navn på organisasjonen som har fått støtte
• Prosjektperiode
• Opprinnelig aktivitetsperiode for aktiviteten(e) som må endres
• Hvor aktiviteten skal finne sted, og med partnere fra hvilke land
• Kort beskrivelse av planlagt aktivitet, hvorfor endringen er nødvendig og hvordan dere ser for dere endringen

• at dere utsetter en aktivitet og/eller utvider prosjektperioden
• at dere gjennomfører aktiviteten med færre deltakere eller færre land
• at dere avlyser enkeltaktiviteter eller hele prosjektet

• UDs reiseråd
• FHIs råd
• Lokale reiseråd i landet man skal til
• Føringer fra lokale myndigheter/helsemyndigheter
• For enkeltpersoner, konkrete helsemessige årsaker hos deltaker eller nær familie
• Ved tilfeller som for eksempel koronapandemien, kan det virke unødvendig å vise til slike grunner, ettersom det er åpenbart at man må gjøre endringer når det innføres reiserestriksjoner. Men vi trenger dette til senere dokumentasjon, og slik at det er lik behandling når situasjoner endrer seg og ikke er lik i hele Europa.

• Når dere har meldt om «force majeure» , kan dere gjøre endringer/avlyse, uten at det vil være brudd på kontrakten. Slike endringer må dere søke om separat. «Force majeure» åpner for at tapte prosjektmidler kan dekkes, men det endelige støttebeløpet for prosjektet beregner vi når vi behandler sluttrapporten deres.
• Som tilskuddsmottaker har dere plikt til å unngå at tilskuddsmidler unødig går tapt. Sjekk derfor tidlig om billetter og andre reservasjoner kan kanselleres eller bookes om, og hva reiseforsikringen vil dekke. Når dere rapporterer, må dere derfor dokumentere at utgifter ikke kan refunderes, eller dekkes av forsikring
• Alle utgifter må dokumenteres med kvitteringer og være relevante for aktiviteten, ta vare på dokumentasjon til sluttrapporten
• Hvis dere ønsker å utsette aktiviteten, kan det for noen være nødvendig å søke om en utvidelse av prosjektperioden. Europakommisjonen har åpnet for at vi kan innvilge utvidelser av prosjektperioden med inntil 12 måneder. Maksimal lengde for prosjektene er 36 måneder.
• Når dere vet hvilke endringer dere skal gjøre, sender dere egen søknad om det til saksbehandler
• Kontakt oss om dere lurer på noe!