Informasjonsarbeid i prosjektet

Det er spesielt to ting som er viktig i informasjonsarbeidet dere gjør i et Erasmus+ ungdom-prosjekt. Det ene er å promotere prosjektet godt både på forhånd og underveis. Det andre er å videreformidle og gjøre resultatene fra prosjektet tilgjengelig for andre. Hva dette konkret innebærer vil i stor grad variere fra prosjekt til prosjekt, men det som er felles er at dette skal beskrives i søknaden og er med i vurderingskriteriene.

Det er også viktig at dere ivaretar personvernet til deltakerne i prosjektet, ved at dere følger regler for personvern og datahåndtering. I punkt 9 kan dere lese mer om hvordan dere gjør dette.

En viktig del av alle Erasmus+ ungdom-prosjekter er å synliggjøre prosjektet i seg selv og programmet som helhet. Vi ønsker at så mange som mulig skal bli inspirert av det dere gjør og få lyst til å lage egne prosjekter. På denne måten håper vi også at programmet blir mer kjent.

Det er viktig at alle som deltar i prosjektet vet at det er støttet av Erasmus+ ungdom.

På alt materiell (flyers, brosjyrer, plakater, rapporter, filmer o.l.) knyttet til prosjektet, på egne nettsider, i sosiale medier, i kontakt med media og lignende skal dere informere om at prosjektet har mottatt støtte fra EU:

Last ned bildet over, eller trykk her for å komme til EUs nettsider (ekstern lenke) der du kan laste ned flere versjoner av EU-logoen. Du kan også ta kontakt med oss dersom du ønsker den tilsendt. Du kan velge mellom norsk og engelsk (og andre europeiske språk), horisontal og vertikal bilde-vs-tekst-stilling, samt ordlyden «Finansiert av Den europeiske union» eller «Delfinansiert av Den europeiske union».

Logoen skal være godt synlig på alt materiell som brukes til å fremme prosjektet. Dersom du inkluderer andre logoer også, må du sørge for at EU-logoen har samme størrelse som de andre logoene.

I tillegg oppfordrer vi deg til å bruke logoen til Erasmus+ ungdom. Last gjerne ned den blå logoen, eller bruk svart/hvit dersom det passer bedre med dine farger (den hvite logoen er usynlig, men ligger mellom blå og svart logo under):

Bruk sosiale medier aktivt! Tagg gjerne @erasmusungdom på Facebook og @erasmusplussungdom på Instagram. Oppfordre deltakere til å bruke emneknaggene #erasmusplussungdom, #erasmuspluss, eller kanskje dere oppretter deres egen emneknagg?

Husk å informere om og be om tillatelse fra deltakere (og eventuelt foresatte) hvis dere tar bilder underveis som kan legges ut på nett.

For noen prosjekter kan det være aktuelt å opprette en blogg, nettside, Youtube-kanal, podkast eller lignende, der man forteller om hva man holder på med. Deltakerne kan gjerne selv skrive eller fortelle om hva de opplever.

Kanskje noen av deltakerne har egen blogg eller Youtube-kanal? Tips oss gjerne dersom dere ønsker at innlegg fra prosjektet blir delt videre.

Media er en viktig kanal for å nå ut med et budskap eller vise fram det man holder på med. Henvend dere gjerne til aviser, magasiner, nettsteder, tv-kanaler, blogger eller aktører på sosiale medier for å nå de målgruppene dere ønsker å nå.

Mange av våre prosjekter får omtale i lokalavisa. Pass på at journalisten får med seg at dere har fått støtte av EUs ungdomsprogram Erasmus+ ungdom og hva slags prosjekt dere har fått støtte til (gruppeutveksling, ungdomsstyrt prosjekt, små samarbeidsprosjekter, osv.).

Vi ønsker veldig gjerne at dere sender oss bilder og video som er tatt eller utarbeidet i løpet av prosjektet. I tillegg er det fint om dere sender oss presseklipp (scan) eller lenker hvis prosjektet deres får omtale i media. Dette kan dere gjøre både underveis i prosjektet og i etterkant.

Innimellom deler vi klipp i sosiale medier eller skriver prosjekteksempler til nettsiden vår.

Kontakt oss hvis dere ønsker å få tilsendt mer informasjonsmateriell.

Vi sender ut noe informasjonsmateriell når vi sender tilbake den signerte kontrakten. Vi kan også sende dere mer materiell ved behov. Vi har vanligvis plakater, drops, penner, bagasjelapper, ballonger, klistremerker, brosjyrer og annet. Ta kontakt med oss hvis dere lurer på hva vi har på lager.

En annen viktig del i alle Erasmus+ ungdom-prosjekter er å vise frem og nå ut med prosjektets resultater. Hvordan dere videreformidler det dere har oppnådd og opplevd er med i vurderingen både i søknaden og i sluttrapporten. Det er derfor lurt å jobbe målrettet med dette gjennom hele prosjektet. Hva som skal videreformidles og gjøres tilgjengelig av resultater vil variere fra prosjekt til prosjekt.

Lag en plan

Vi anbefaler at dere utarbeider en plan for hvordan dere skal formidle prosjektresultatene. Tenk gjennom

• hvilken informasjon / hvilke resultater dere ønsker å kommunisere (videreformidle), og hvorfor
• hvilke kanaler dere bør bruke for å nå målgruppen(e)
• hvem gjør hva og når

Legg ved dokumentasjon i sluttrapporten

Når prosjektet er ferdig, begynner arbeidet med sluttrapporten. Hvilken dokumentasjon dere skal legge ved rapporten kommer an på hva slags prosjekt dere har gjennomført, men vi vil gjerne at dere tar vare på presseklipp/linker og legger ved rapporten. Legg ved linker til eventuelle Facebook-sider, blogger, avisartikler, Instagram, Vimeo/YouTube etc. Dette er med på å vise oss hvor godt dere har lykkes i informasjonsarbeidet knyttet til prosjektet.

General Data Protection Regulation (GDPR) er en forordning som i 2018 tok over for Personopplysningsloven. Denne gjelder for alle virksomheter i alle land i EU og EØS. Med denne forordningen ble det tydeliggjort hvilke plikter virksomheter har for å samle inn og oppbevare personopplysninger. Kort oppsummert innebærer dette at alle som jobber, er tillitsvalgte eller frivillige i en organisasjon og som håndterer personopplysninger, må forholde seg til flere regler for håndtering av personopplysninger.

Dere må derfor sikre at dere ivaretar personvernet til deltakerne i prosjektet. Sjekk ut Datatilsynet sin sjekkliste for å få en oversikt over hva dere må gjøre.

• Du kan også se et opptak av et webinar om videreformidling av resultatene (ekstern link) (fra 22 minutter og utover).
• Ta kontakt hvis dere trenger flere tips eller råd om hvordan dere kan synliggjøre prosjektet deres.
• Nyttige lenker:
  • EU har laget en guide til alle støttemottakere for hvordan man kan jobbe godt med å fortelle de gode historiene fra prosjektet sitt. Last ned hele guiden her (klikk på lenken og deretter på «Download and languages» – finnes på norsk og engelsk) eller prøv dere på denne kortversjonen på norsk.
  • Kortere guide på engelsk: Ti ting å huske på når man har fått støtte fra EU
  • Last ned EU-logoene 
  • Offisielle retningslinjer for bruk av EU-logoen
  • Motta nyheter, kursutlysninger og tips fra oss i Erasmus+ Aktiv Ungdom ca. to ganger i måneden via vårt nyhetsbrev