Informasjon til deg som skal på kurs

• Du (eller arbeidsgiver) må bestille reise og legge ut for billetten selv. Det er viktig å bruke billigste reisemåte/flyselskap. Erasmus+ ungdom refunderer reisekostnadene dine, minus egenandel.
• Egenandelen er 500,- NOK per deltaker.
• Hvis reisen koster mer enn 5 000 NOK t/r, eller hvis billigste alternativ ikke kan brukes må du ta kontakt med oss for å få en forhåndsgodkjennelse.
• Pass på at billetten du velger gir deg mulighet til å være til stede under hele kurset. Dersom du må komme senere eller reise før aktiviteten er slutt, må du avtale med arrangøren at det er greit.
• Billetter bestilt gjennom reisebyrå er ofte mye dyrere billetter enn billetter bestilt på lavprissider på internett. Sjekk gjerne selv. Dersom du likevel bruker reisebyrå, må du trekke fra gebyret fra reisebyrået i reiseregningen din.
• Erasmus+ ungdom dekker kun utgifter til reise tur/retur hjemsted – seminarsted. Eventuelle øvrige kostnader til mat på reisen, interkulturell aften, gaver e.l. må du dekke selv.
• Bufdir kan ikke dekke kjøregodtgjørelse til privatpersoner som ikke er i vårt lønnssystem (fordi dette er skattepliktig). Dersom du må bruke privatbil, kan det ordnes ved at din arbeidsgiver refunderer deg og sender reiseregning til Bufdir i etterkant. Alternativt kan du legge ved dokumentasjon på hva kollektivtransport for denne strekningen ville kostet, og vi refunderer dette. Parkeringsutgifter kan dekkes ved bruk av privatbil.
• All bruk av privatbil og drosje må begrunnes, og godkjenning blir bare gitt dersom det ikke finnes hensiktsmessige kollektive transportmuligheter.
• Du er selv ansvarlig for at du har gyldig reiseforsikring. Den skal dekke kostnadene dine dersom du må avlyse reisen. Vi kan ikke dekke reiseutgifter til en reise som er blitt avlyst.
• Pass på at du har gyldig Europeisk helsetrygdkort. Mer informasjon og bestilling av gratis kort (ekstern lenke)

• Etter at du kommer hjem, skriver du en kort rapport/evaluering fra seminaret. Her er lenke til evalueringsskjemaet (ekstern lenke).
• Du må også sende reiseregning med oversikt over utgiftene. Bruk skjemaet som du får tilsendt på e-post etter at du har fått tilbud om plass. Skjemaet må fylles ut og sendes per post til adressen som er oppgitt i selve skjemaet, eller på e-post til gry.nesse@bufdir.no
• Dokumentasjon (originale bilag) på utgiftene må limes/tapes på A4-ark, nummereres enkeltvis og legges ved refusjonsskjemaet. Ikke bruk stifter – dette skal scannes!
• Dersom tilbakebetalingen skal til arbeidsgivers konto er det viktig at du skriver inn navn på arbeidsgiver.
• Pass på at prisen står på kvitteringen – sett gjerne ring rundt den. Prisen skal samsvare med det du fyller inn i skjemaet. Flyreiser må dokumenteres med både kvittering og boarding-kort/elektronisk kvittering for gjennomført reise. Dersom du har fått forhåndsgodkjennelse på spesielt dyr reise, må du også legge ved skriftlig dokumentasjon (e-post fra oss) på dette.
• Vi refunderer utgifter først når rapporten og bilagene er mottatt og godkjent. Det tar vanligvis 3 uker å få utleggene refundert (hvis reiseregningen er komplett). Ved ferieavvikling kan det ta lengre tid.

Frist for innsending av rapport og reiseregning: 3 måneder etter aktiviteten. Etter dette bortfaller retten din til å få refundert reiseutgiftene.