Viktig informasjon til deg som skal på kurs
Det er lurt om du leser gjennom denne informasjonen før du bestiller reise eller deltar på kurs. Bokmerk gjerne siden slik at du enkelt finner tilbake til den.
- Du (eller arbeidsgiver) må bestille reise og legge ut for billetten selv. Det er viktig å bruke billigste reisemåte/flyselskap. Erasmus+ ungdom refunderer reisekostnadene dine, minus egenandel.
- Egenandelen er 500,- NOK per deltaker.
- Hvis reisen koster mer enn 5 000 NOK t/r, krever hotellovernatting på veien, eller du ikke kan bruke billigste alternativ må du ta kontakt med oss for å få en forhåndsgodkjennelse.
- Pass på at billetten du velger gir deg mulighet til å være til stede under hele kurset. Dersom du må komme senere eller reise før aktiviteten er slutt, må du avtale med arrangøren at det er greit.
- Billetter bestilt gjennom reisebyrå er ofte mye dyrere billetter enn billetter bestilt på lavprissider på internett. Sjekk gjerne selv. Dersom du likevel bruker reisebyrå, må du trekke fra gebyret fra reisebyrået i reiseregningen din.
- Erasmus+ ungdom dekker kun utgifter til reise tur/retur hjemsted – seminarsted. Eventuelle øvrige kostnader som mat på reisen, interkulturell aften, gaver e.l. må du dekke selv.
- Bufdir kan ikke dekke kjøregodtgjørelse til privatpersoner som ikke er i vårt lønnssystem (fordi dette er skattepliktig). Dersom du må bruke privatbil, kan det ordnes ved at din arbeidsgiver refunderer deg og sender reiseregning til Bufdir i etterkant. Alternativt kan du legge ved dokumentasjon på hva kollektivtransport for denne strekningen ville kostet, og vi refunderer dette. Parkeringsutgifter kan dekkes ved bruk av privatbil.
- All bruk av privatbil og drosje må begrunnes, og godkjenning blir bare gitt dersom det ikke finnes hensiktsmessige kollektive transportmuligheter.
- Du er selv ansvarlig for at du har gyldig reiseforsikring. Den skal dekke kostnadene dine dersom du må avlyse reisen. Vi kan ikke dekke reiseutgifter til en reise som er blitt avlyst.
- Pass på at du har gyldig Europeisk helsetrygdkort. Mer informasjon og bestilling av gratis kort (ekstern lenke)
- Etter at du kommer hjem, fyller du ut en kort rapport/evaluering fra seminaret. Her er lenke til evalueringsskjemaet (ekstern lenke).
- Du må også sende reiseregning med oversikt over utgiftene. Bruk skjemaet som du får tilsendt på e-post etter at du har fått tilbud om plass. Skjemaet må fylles ut og sendes på e-post til gry.nesse@bufdir.no.
- Dokumentasjon på utgiftene må nummereres enkeltvis og legges ved refusjonsskjemaet. Det beste er om du fletter alt til én pdf-fil. Hvis du ikke får det til sender du dokumentasjonen som vedlegg i e-posten.
- Pass på at prisen står på kvitteringen – sett gjerne ring rundt den. Prisen skal samsvare med det du fyller inn i skjemaet. Flyreiser må dokumenteres med både kvittering og boarding-kort/elektronisk kvittering for gjennomført reise. Dersom du har fått forhåndsgodkjennelse på spesielt dyr reise, må du også legge ved skriftlig dokumentasjon (e-post fra oss) på dette.
- Dersom tilbakebetalingen skal til arbeidsgivers konto er det viktig at du skriver inn navn på arbeidsgiver. Husk også å endre egenandelen hvis det er flere enn én deltaker.
- Vi refunderer utgifter først når rapporten og bilagene er mottatt og godkjent. Det tar vanligvis 3 uker å få utleggene refundert (hvis reiseregningen er komplett). Ved ferieavvikling kan det ta lengre tid.
- Kan jeg reise tidligere/bli igjen litt etter kurset?
Ja, du kan gjerne kombinere kurset med et privat opphold hvis reisen ikke blir dyrere. Merk: du må selv booke og betale mat og overnatting for ekstradagene. - Jeg kunne ikke delta. Kan jeg få reisen refundert likevel?
I utgangspunktet dekker vi ikke reisekostnader dersom du ikke har deltatt på kurset. Ved sykdom, ulykker og andre Force Majeure-hendelser skal reiseforsikringen din dekke utgifter for ubenytta billetter. Dersom vertskapet avlyser kurset etter at billetter er kjøpt og forsikringen ikke dekker dette, vil vi refundere utgiftene.
Frist for innsending av rapport og reiseregning: 3 måneder etter aktiviteten. Etter dette bortfaller retten din til å få refundert reiseutgiftene.
