Søk om å endre prosjektet

Dere må alltid informere oss så raskt som mulig om endringer i gjennomføringen av et prosjekt, og vi må godkjenne større endringer.

Det første du må gjøre er å melde fra om «force majeure».Se egen veiledning om dette.

Så snart dere har oversikt over når og hvordan dere kan gjennoppta eller gjennomføre aktivitetene, må juridisk ansvarlig sende skriftlig søknad til saksbehandler i Bufdir. Dette gjelder også dersom dere ønsker å utvide prosjektperioden. 

I søknaden må dere vise til meldingen om «force majeure» og beskrive endringene dere vil foreta.

Husk også å vise til rett prosjektnummer.

En endring som krever godkjenning fra oss er for eksempel:

• utvide prosjektperioden
• bytte av partnere
• endring i antall deltakere
• gjøre om aktiviteten fra et fysisk til et virtuelt møte

Dere kan flytte på datoene for aktiviteten så lenge det er innenfor prosjektperioden, men husk å gi beskjed til oss.

I noen tilfeller vil utfordringene være så store at det kan være hensiktsmessig å avslutte prosjektet. For eksempel kan aktiviteten være knyttet til andre arrangementer som heller ikke kan gjennomføres eller deltakere som ikke lenger lar seg samle.

Hvis dere ser at dere ikke kan gjennomføre prosjektet, ber vi dere ta skriftlig kontakt med saksbehandler. Også her viser dere til innsendt melding om «force majeure».

Hvis dere har hatt ekstra utgifter på grunn av korona kan dere få tildelt ekstra støtte for oss. Dette kan være dersom dere hadde ekstra utgifter i forbindelse med å sende deltakere hjem eller hotellovernatting fordi hjemreisen ble utsatt.

Forutsetninger for å kunne få tildelt støtte utover det innvilgede kontraktsbeløpet er:

• Kostnadene må være direkte relatert til prosjektet og korona
• Kostnadene kan ikke dekkes gjennom andre (f.eks forsikring)
• Endringen må godkjennes av oss og krever et tillegg til kontrakten
• Vi som nasjonalt kontor må ha prosjektmidler igjen (men vi regner med at vi vil ha det)

Husk at vi kun kan dekke kostnader innenfor prosjektperioden.