Endringer underveis i prosjektet
Dere må få forhåndsgodkjenning til alle større endringer i prosjektet.
1. Bytte partner underveis i prosjektet
Bytte av partner underveis i prosjektet godtas som regel ikke. Ta kontakt med oss om dere trenger råd eller veiledning.
Dette gjelder ikke for frivillig arbeid hvis dere har søkt uten partner.
2. Gjøre endringer i budsjettet
I kontrakten står det hvilke endringer dere kan gjøre i budsjettet, og hvilke endringer som kreves godkjenning fra oss i Erasmus+ ungdom.
3. Endre dato for aktiviteten eller prosjektet
Informer oss på forhånd hvis dere endrer dato for aktiviteten. Det er viktig at datoen for aktiviteten er innenfor prosjektperioden deres.
Dere må sende oss en skriftlig søknad dersom dere ønsker å forlenge prosjektperioden.
4. Færre deltakere
Hvis dere har færre deltakere i et prosjekt enn dere har søkt om, vil støttebeløpet kunne bli redusert når vi behandler sluttrapporten deres.
Husk at dere må oppfylle kravene om minimum antall deltakere i prosjektet. Dette varierer i de ulike ordningene. Gruppene i en gruppeutveksling bør være like store.
Kontakt oss dersom det er en nødsituasjon eller uforutsette omstendigheter som ikke kan avverges som er grunnen til at deltakere ikke kunne delta.
5. Avlyse prosjektet
Ta kontakt med oss hvis dere må avlyse prosjektet. Hvis dere ikke har skrevet under kontrakten ennå, trenger dere ikke det. Dersom dere har signert kontrakt og fått utbetalt støtte, får dere et brev fra oss med informasjon om hvordan dere tilbakebetaler støtten dere har mottatt.
6. Forlenge frist for sluttrapport
Kontakt oss hvis dere ønsker å forlenge fristen for å sende inn sluttrapporten.
Lurt å vite:
- Kontakt oss hvis dere er i tvil om noe. Det er bedre at dere kontakter oss unødvendig enn at dere ikke får godkjent endringene når dere skal rapportere.
Dersom det skjer noe uforutsett, som et krigutbrudd eller en pandemi, kan man melde fra om de endringer man blir nødt til å gjøre i prosjektet. Alle som vil anvende klausulen om «force majeure» i kontrakten for å gjøre endringer i prosjektene må melde skriftlig om dette til Bufdir så snart som mulig.
Juridisk ansvarlig i prosjektene må sende meldingen til saksbehandler for sitt prosjekt. Navn og kontaktinformasjon til din saksbehandler finner du i tilskuddsbrevet du fikk da prosjektet ble innvilget.
Informasjon om «force majeure» står i Annex I til kontrakten.
1. En melding om "force majeure" må inneholde
- Prosjektnummer
- Navn på organisasjonen som har fått støtte
- Prosjektperiode
- Opprinnelig aktivitetsperiode for aktiviteten(e) som må endres
- Hvor aktiviteten skal finne sted, og med partnere fra hvilke land
- Kort beskrivelse av planlagt aktivitet, hvorfor endringen er nødvendig og hvordan dere ser for dere endringen
2. Eksempler på endringer i prosjektet
- at dere utsetter en aktivitet og/eller utvider prosjektperioden
- at dere gjennomfører aktiviteten med færre deltakere eller færre land
- at dere avlyser enkeltaktiviteter eller hele prosjektet
3. Eksempler på grunnlag for force majeure
- UDs reiseråd
- FHIs råd
- Lokale reiseråd i landet man skal til
- Føringer fra lokale myndigheter/helsemyndigheter
- For enkeltpersoner, konkrete helsemessige årsaker hos deltaker eller nær familie
- Ved tilfeller som for eksempel koronapandemien, kan det virke unødvendig å vise til slike grunner, ettersom det er åpenbart at man må gjøre endringer når det innføres reiserestriksjoner. Men vi trenger dette til senere dokumentasjon, og slik at det er lik behandling når situasjoner endrer seg og ikke er lik i hele Europa.
Lurt å vite:
Når dere har meldt om «force majeure» , kan dere gjøre endringer/avlyse, uten at det vil være brudd på kontrakten. Slike endringer må dere søke om separat. «Force majeure» åpner for at tapte prosjektmidler kan dekkes, men det endelige støttebeløpet for prosjektet beregner vi når vi behandler sluttrapporten deres.
Som tilskuddsmottaker har dere plikt til å unngå at tilskuddsmidler unødig går tapt. Sjekk derfor tidlig om billetter og andre reservasjoner kan kanselleres eller bookes om, og hva reiseforsikringen vil dekke. Når dere rapporterer, må dere derfor dokumentere at utgifter ikke kan refunderes, eller dekkes av forsikring
Alle utgifter må dokumenteres med kvitteringer og være relevante for aktiviteten, ta vare på dokumentasjon til sluttrapporten
Hvis dere ønsker å utsette aktiviteten, kan det for noen være nødvendig å søke om en utvidelse av prosjektperioden. Europakommisjonen har åpnet for at vi kan innvilge utvidelser av prosjektperioden med inntil 12 måneder. Maksimal lengde for prosjektene er 36 måneder.
Når dere vet hvilke endringer dere skal gjøre, sender dere egen søknad om det til saksbehandler
Hvis organisasjonen bytter navn, flytter eller endrer kontaktinformasjon skal dette oppdateres. Det er også mulig å legge til flere kontaktpersoner og laste opp relevante dokumenter. Oppdateringer gjør du her. (ekstern lenke)
Hvis du ønsker å bytte kontaktperson eller å endre kontaktinformasjon i pågående prosjekter må du sende oss informasjonen som skal oppdateres og oppgi prosjektnummer.
Lurt å vite:
Organisasjoner som har PIC-nummer fra før har allerede fått tildelt Organisation ID her: https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/organisation-registration/screen/home . PIC-nummer fases ut for desentraliserte programmer, men det kan fortsatt brukes for å søke opp organisasjoner i portalen og må brukes for sentraliserte prosjekter.
I noen større organisasjoner, f.eks. kommuner, kan man registrere forskjellige enheter. Det er da opp til kommunen å velge om man bruker kun én registrering for hele kommunen, eller om man har egen registrering for f.eks. frivilligsentralen eller ungdomsklubben.
Endringer i organisasjonsstruktur må oppdateres i portalen, enten ved å registrere ny organisasjon eller ved å videreføre en eldre registrering under nytt navn. Hvis organisasjonen har gyldig akkreditering (Quality Label, Charter, osv.) kan disse beholdes ved å videreføre en eldre registrering under ett nytt navn.
Hver organisasjon skal kun ha én registrering. Du kan bruke søkefunksjonen for å sjekke om din organisasjon er allerede registrert. Den som er registrert som kontaktperson kan oppdatere informasjonen i portalen.
Hver registrert organisasjon får tildelt et organisasjonsnummer (Organisation ID) som begynner med E. Dette nummeret skal brukes ved å hente opp informasjon om organisasjonen, f.eks. i søknadsskjemaer. Hvis organisasjonen skal være partner i et prosjekt som støttes i et annet land må du oppgi dette nummeret til søkerorganisasjonen.
Bufdir bruker enhetsregisteret (Brønnøysund) for å hente opp informasjon om organisasjoner. Utgående post sendes til digital postkasse.
Hvis organisasjonen skal søke om eller delta i sentraliserte prosjekter eller søke om Quality Label da må organisasjonen registreres her: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home. Organisasjonen får da tildelt PIC-nummer.