Kontrakt og vedlegg

Her er en oversikt over dokumenter dere må være kjent med før dere setter i gang med et Erasmus+ ungdom-prosjekt. Ta kontakt dersom det er noe dere lurer på.

Tilsagnsbrevet blir sendt til organisasjonens digitale postkasse (Digipost).

Som vedlegg til brevet er et skjema dere må fylle ut før vi kan sende dere kontrakten til signering. I skjemaet oppgir dere organisasjonens bankopplysninger og fødsels- og personnummer for den som er oppgitt som juridisk ansvarlig (legal representative) for prosjektet deres. Sistnevnte trenger vi for å sende kontrakten til rette vedkommende for signering, siden vi bruker eSignering via BankID. Dere må fylle ut og sende oss skjemaet innen en uke etter brevets dato.

Når vi har mottatt dette, vil vi sende kontrakten til signering til den som er juridisk ansvarlig. Vedkommende får e-postvarsel om et signeringsoppdrag fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, og signerer med BankID.

I kontrakten vil dere finne informasjon om rammene for prosjektet deres (innvilget beløp, prosjektperiode o.l), og regler for bruk av midlene. Når kontrakten er signert av begge parter, blir den signerte kontrakten sendt til organisasjonens digitale postkasse, og vi kan betale ut prosjektmidlene.

Vedlegg 1 inneholder en oversikt over hvor mye dere har fått i tilskudd og hvordan dette fordeler seg på ulike poster (reise, støtte til organisering av aktivitet, utgifter for å tilrettelegge for deltakere med færre muligheter, visum osv).

I vedlegg 2 «Additional information related to the eligibility of costs» finner dere blant annet informasjon om:

• hvilke regler som gjelder for bruk av faste satser
• hvilke regler som gjelder for refusjon basert på faktiske utgifter
• informasjon om hvilke regler som gjelder dersom ting endrer seg i prosjektet, som kan ha en innvirkning på budsjett og hvordan dette skal dokumenteres
• informasjon om hvilken dokumentasjon dere må ha for å dokumentere kostnadene i prosjektet, og som eventuelt må legges frem ved prosjektbesøk og kontroller.

Er det noe dere ikke skjønner? Ikke nøl med å ta kontakt med oss for veiledning.

I vedlegg 3 «Applicable rates» finner dere informasjon om faste satser i støtteordningen dere har fått penger gjennom. For eksempel dagssatser for kost og losji basert på hvilket land dere skal til, satser for reisestøtte basert på antall kilometer dere skal reise osv.

Når begge parter har signert kontrakten, får dere et tilskuddsbrev fra oss med den signerte kontrakten som vedlegg. I tillegg ligger det en mal for signaturliste som vedlegg til tilskuddsbrevet. Det er veldig viktig at dere henter inn signaturer fra alle deltakere i prosjektet deres og legger ved denne i sluttrapporten. Vi anbefaler å bruke denne malen.

Dersom dere lager deres egen, husk at deltakerskjemaet/signaturlisten må inneholde:

• Datoer for aktiviteten
• Hvor deltakeren reiste fra
• Signatur fra deltaker
• Navn på aktiviteten

Ta godt vare på originalen.