Sluttrapportering for gruppeutveksling
Gratulerer med vel gjennomført prosjekt!
Dersom du er klar for å rapportere på ditt prosjekt, så har du kommet til rett sted.
På denne siden finner du viktig informasjon om sluttrapportering, og en veiledningsvideo som tar deg gjennom hvordan du skal rapportere i portalen.
I starten av prosjektet fikk kontaktpersonen deres en invitasjon til Beneficiary Module på e-postadressen dere oppga i søknaden.
Logg inn på i EU-portalen (ekstern link) med EU Login. På menyen på venstre side kan du trykke på Projects og My projects.
Da kommer du til Beneficiary Module. Når du er logget inn, kan du eventuelt også gi flere personer tilgang til prosjektets konto, sånn at flere kan være med å skrive rapporten.
Du kan skrive sluttrapporten på norsk, men hvis du har internasjonale partnere i prosjektet vil vi anbefale dere å skrive på engelsk.
Når dere har registrert alle deltakerne, ser dere rapportert beløp under fanen «Budget».
Hvis dette ikke stemmer overens med hva dere forventet, kan dere dobbeltsjekke antall dager, reisestrekninger og andre budsjettposter for hver deltaker.
Dere skal ikke rapportere et høyere beløp enn det dere har fått i støtte. Det kan være lurt å sjekke Annex I i kontrakten for å få full oversikt over det innvilgede budsjettet deres.
- Signaturliste som inkluderer sted og dato for aktiviteten og navn og fødselsdato på deltakerne og signatur. Finn Erasmus+ ungdom sin mal for signaturliste her (word dokument)
- «Declaration on Honour» signert av juridisk ansvarlig i organisasjonen. Dokumentet finner dere i rapporteringsportalen, under «reports», og «annexes».
- Dere må legge ved et faktisk gjennomført aktivitetsprogram (“timetable”) for hver aktivitet dere fikk støtte til og eventuelt forberedelsesbesøk (gjerne i samme eller tilnærmet likt format som det som ble lagt ved søknaden). Her ønsker vi å se programmet slik det faktisk ble gjennomført.
- Eventuelt skannede kvitteringer for kostnader under budsjettpostene der dette er påkrevd, dvs. «inclusion support» og «exceptional costs». Kvitteringene skal være nummerert. Dersom dere ikke har søkt og fått innvilget dette, trenger dere ikke laste opp kvitteringer. Hvis dere har kvitteringer å legge ved, må dere også legge ved et eget dokument som forklarer hva kvitteringene gjelder, samt regne om til euro om kvitteringene er i en annen valuta.
- Eventuelle medieoppslag om prosjektet.
