Hvordan fylle ut EUs søknadsskjema?

Når du har opprettet en EU-bruker (se veiledning her), gitt organisasjonen din et internasjonalt organisasjonsnummer (se forklaring her), er du klar for å gå til søknadsskjemaet.

Det er mange ting som bør være med i søknaden for at dere skal kunne få den innvilget. Her gir vi våre beste tips for å fylle ut søknadsskjemaet på en god måte.

Tips: Har du lest våre veiledninger, men ønsker fortsatt mer informasjon? Se EU sine egne detaljerte veiledninger på engelsk ved å trykke her (ekstern lenke).

Når du er logget inn i EUs søknadsportal, må du først velge Opportunities og deretter under velge Youth under Field of opportunity. Så velger du det søknadsskjemaet som er riktig for deg:

• Gruppeutveksling: «KA152 - Mobility of young people»
• Opplæring for ungdomsarbeidere: «KA153 - Mobility of youth workers»
• Ungdomsstyrte prosjekter: «KA154 - Youth participation activities»
• DiscoverEU Inclusion: "KA155 - DiscoverEU Inclusion Action"
• Små samarbeidsprosjekter: «KA210 - Small scale partnerships in youth»
• Store samarbeidsprosjekter: «KA220 - Cooperation partnerships in youth»

Info på norsk om alle disse ulike støtteordningene finner du her.

Spørsmålene er på engelsk, men du kan velge om du vil svare på engelsk eller norsk. Søknaden blir som regel vurdert av eksperter som kan begge språk.

Vi anbefaler at dere bruker spørsmålene aktivt til å planlegge prosjektet deres. Spesielt hvis det er første gang dere skal lage et prosjekt, kan det være veldig nyttig å bruke spørsmålene som en mal for hva som er viktig å tenke i en prosjektprosess.

Noen ganger vil dere bli bedt om å svare på noe som virker selvsagt. Likevel er det viktig å beskrive dette så godt som mulig for å vise at dere har et bevisst forhold til det. Det kan også hende at dere blir bedt om å svare på det samme spørsmålet flere ganger. Det kan være fordi dere både skal svare utdypende på noen spørsmål, mens dere skal oppsummere prosjektet andre steder. Av og til kan dere bli bedt om å besvare et spørsmål to ganger - både på norsk og engelsk. Hvis dere har skrevet hele søknaden på norsk bør dere nemlig skrive en oppsummering av prosjektet på engelsk, i tilfelle prosjektet skal presenteres på EUs nettsider og portaler.

I tillegg til å svare på spesifikke spørsmål om hva prosjektet ditt skal handle om og hva dere skal gjøre, er det viktig å knytte svarene dine til hva som er viktig i en større sammenheng. Prosjektet deres må være i tråd med målene i Erasmus+ og hva som er EU sine prioriterte satsninger. Derfor gir vi deg noen tips til hva som kan heve søknaden betraktelig:

Les om hva som er målet med Erasmus+-programmet, og forklar hvordan prosjektet deres oppfyller disse målene.

Les om hva som er prioriterte temaer for 2021-2027, og forklar hvordan prosjektet deres kan knyttes til minst én av disse prioriteringene.

Les om hvordan søknaden blir vurdert, slik at du kan passe på at du får med det viktigste. De eksterne ekspertene som vurderer søknadene blir bedt om å forholde seg til noen kriterier. Hvis du er bevisst på disse kriteriene gjør du det lettere for både deg selv og ekspertene som skal vurdere søknaden. Les om kriteriene for hver ordning her (med forbehold om endringer):

• Gruppeutveksling
• Opplæring for ungdomsarbeidere
• Ungdomsstyrte prosjekter
• Små samarbeidsprosjekter
• Store samarbeidsprosjekter

Dere må lage et aktivitetsprogram for hver aktivitet, reise eller arrangement. Hver støtteordning har ulike typer aktiviteter og timeplaner, så det er lurt å sjekke hva slags timeplan og aktivitetsprogram som kreves for den ordningen du skal søke på.

I tillegg kan det være lurt å sette seg inn i hva ikke-formell læring er. Ikke-formell læring er sentralt i alle Erasmus+ ungdom-prosjekter, og aktivitetene dere skal organisere bør bære preg av dette. Les om ikke-formell læring her (lenke).

Et godt ungdomsprosjekt legger til rette for at deltakerne kan reflektere over sin egen læring underveis. Derfor må dere sette dere inn i verktøy for å anerkjenne deltakernes læring. Youthpass er et deltakerbevis og læringsverktøy som beskriver aktivitetene deltakerne har vært med på. Det er en attest på at de ved å delta på aktiviteter har fått kompetanse som er verdifull både for dem selv og for samfunnet. Dere må ikke benytte youthpass, men vi anbefaler det. Kvaliteten på søknaden og prosjektet deres vil heves hvis dere bruker dette, og alle deltakere som ønsker denne attesten som bevis for sin deltakelse på aktiviteten skal få tilbud om det. Les mer om Youthpass.

Dette kan virke som et skremmende punkt for mange, særlig første gang dere skal lage et prosjekt. Men fortvil ikke. Et budsjett skal være like mye til hjelp for dere selv, som for EU og Erasmus+ ungdom. For støtteordningene Gruppeutveksling, Opplæring for ungdomsarbeidere og Ungdomsstyrte prosjekter skal budsjettet deles inn i spesifikke budsjettkategorier. Dette kan dere lese om i programguiden (ekstern lenke). Hvis dette er helt nytt for dere anbefaler vi at dere tar kontakt med Erasmus+ ungdom i god tid før søknadsfrist, sånn at vi kan hjelpe dere med å dele inn prosjektet i riktige budsjettkategorier. For støtteordningene Små og store samarbeidsprosjekter søker dere om et spesifikt sekkebeløp, uten å måtte dele det opp i ulike kategorier på forhånd. Da stilles det større krav til dere om selv å sette opp et internt budsjett for prosjektet deres.

Har du vært ute i god tid? Lurt. Hvis du har et utkast klart innen to uker før søknadsfristen, kan du ta kontakt med Erasmus+ ungdom for å få tilbakemelding. Vi har gjort dette før, og vi vet hvordan søknaden vil bli vurdert. Derfor kan vi gi deg en tilbakemelding på søknaden, og eventuelt gi deg noen tips til hvordan den kan bli enda bedre.